Handige Excel tips voor accountants

5 juni 2024 Accountancy

Excel is een krachtig hulpmiddel voor accountants, waarmee je gegevens kunt analyseren, rapporten kunt maken en complexe berekeningen kunt uitvoeren. Hoewel velen van ons bekend zijn met de basisfuncties van Excel, zijn er talloze geavanceerde functies en technieken die specifiek nuttig kunnen zijn voor accountants. Hier zijn enkele essentiële Excel-tips die je helpen je efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren.

1. Gebruik van tabelstructuren

Het gebruik van tabellen in Excel biedt verschillende voordelen, zoals het automatisch uitbreiden van formules en het toepassen van consistente opmaak. Zo maak je een tabel:

• Selecteer je gegevens: Klik en sleep om de gegevens te selecteren.
• Invoegen > Tabel: Kies ‘Tabel’ uit het invoegmenu en bevestig de selectie.

Tabellen maken het makkelijker om gegevens te filteren, te sorteren en te analyseren, en ze ondersteunen dynamische verwijzingen in formules.

2. Slim gebruik van formules en functies

Er zijn verschillende formules en functies in Excel die bijzonder nuttig zijn voor accountants:

• SUMIFS en COUNTIFS: Deze functies helpen je bij het optellen en tellen van gegevens op basis van meerdere criteria. Bijvoorbeeld, om alle verkopen van een specifieke klant in een bepaalde maand op te tellen.

• IFERROR: Deze functie helpt je om foutmeldingen in je berekeningen af te handelen door een alternatieve waarde te geven wanneer een fout optreedt.

3. Geavanceerde data-analysetechnieken

• Draaitabellen (PivotTables): Deze krachtige tool stelt je in staat om grote hoeveelheden gegevens te samenvatten en te analyseren. Zo maak je een draaitabel:
  • Selecteer je gegevens: Zorg ervoor dat je gegevens een kopregel hebben.
  • Invoegen > Draaitabel: Kies de gegevensbron en het locatie voor de draaitabel.
  • Sleep velden: Sleep velden naar de rijen-, kolommen-, waarden- en filtergebieden om de draaitabel aan te passen.
• Voorwaardelijke Opmaak: Gebruik voorwaardelijke opmaak om belangrijke gegevenspunten te markeren. Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak en kies de gewenste regels, zoals het markeren van cellen boven een bepaalde waarde of het gebruiken van gegevensbalken.

4. Bescherm je werk

Om te voorkomen dat belangrijke gegevens of formules per ongeluk worden gewijzigd, kun je werkbladen of werkmappen beschermen:

• Bescherm Werkblad: Ga naar Controleren > Blad beveiligen. Je kunt specifieke cellen uitsluiten van bescherming door deze te ontgrendelen via Formaat > Cellen vergrendelen voordat je de bescherming inschakelt.
• Bescherm Werkmap: Om de hele werkmap te beschermen, ga je naar Bestand > Info > Werkmap beveiligen en kies je de gewenste beveiligingsoptie.

5. Gebruik van macro’s

Macro’s zijn scripts die repetitieve taken automatiseren. Zo maak je een eenvoudige macro:

• Inschakelen Ontwikkelaarsopties: Ga naar Bestand > Opties > Lint aanpassen en vink ‘Ontwikkelaars’ aan.
• Opnemen Macro: Klik op Ontwikkelaars > Opname van macro starten, voer de handelingen uit die je wilt automatiseren, en stop de opname.
• Macro’s Beheren: Toegang tot je macro’s via Ontwikkelaars > Macro’s. Je kunt macro’s ook bewerken via de VBA-editor.

Tools en add-ins voor Excel

Naast de ingebouwde functies van Excel zijn er verschillende add-ins die accountants kunnen helpen:

• Power Query: Deze tool helpt bij het verzamelen en transformeren van gegevens uit verschillende bronnen. Je kunt Power Query openen via Gegevens > Gegevens ophalen en transformeren.
• Solver: Solver is een add-in voor scenarioanalyse die helpt bij het vinden van optimale oplossingen voor beslissingsproblemen. Voeg Solver toe via Bestand > Opties > Add-ins, kies ‘Excel Add-ins’ en vink ‘Solver’ aan.

Conclusie

Door het toepassen van deze geavanceerde Excel-tips en -technieken kun je je werk als accountant aanzienlijk efficiënter en nauwkeuriger maken. Of het nu gaat om het gebruik van tabellen, geavanceerde functies, draaitabellen, voorwaardelijke opmaak of macro’s, Excel biedt tal van mogelijkheden om je financiële analyses en rapportages te verbeteren. Met tools zoals Power Query en Solver kun je nog meer uit Excel halen en je productiviteit verder verhogen.